Telefonieren mit Komfort

Telefonieren-komfort-agfeo-210-o-rah Ein Fachhändler installierte in den Agenturräumen von Sandmann Consulting eine Agfeo-Telefonanlage der Serie AS 43/AS 45 inklusive aktueller Software TK-Suite Professional zusammen mit zwei Geräten des schnurlosen Telefons Dect 50 sowie drei Tischgeräten ST 40.

Das Herzstück des Telefonmanagements bildet die TK-Anlage AS 45, die aufgrund ihres modularen Aufbaus für bis zu 40 Teilnehmer geeignet ist. Bei Verwendung einer zweiten Anlage können bis zu 80 Teilnehmer ans Telefonnetz angeschlossen werden. „Dadurch ist die Telefonanlage in der Lage, mit unserem jungen Unternehmen zu wachsen“, berichtet Bernward Sandmann mit Blick auf die Investitionssicherheit der Anlage. „Die zahlreichen Funktionalitäten wie beispielsweise individuelle Wartemusik, Pausen-Informationen oder die komfortable Fernwartung durch unseren Fachhändler sind bei unseren Mitarbeitern von Anfang an auf positive Resonanz gestoßen“, blickt Sandmann zurück.

Mehr als nur Spielerei
Weiterer Vorteil der neuen Anlage: „Früher haben alle Telefone zur selben Zeit geklingelt. Das hat beispielsweise bei Besprechungen mit Kunden schon erheblich gestört“, erinnert sich Sandmann. „Heute ermöglicht es die Funktion Rufweiterschaltung, dass die Anrufe zunächst am Empfang ankommen, wenn dieser nicht besetzt ist, an die Abteilung Gestaltung weitergeleitet werden und erst ganz zum Schluss in meinem Büro ankommen.“

Nicht nur im Hinblick auf Funktionalitäten, sondern auch in puncto Handhabung und Design überzeugen die drei installierten Tischgeräte Agfeo ST 40. „Von beleuchteten Displays hatte ich schon häufig gelesen, diese allerdings vorschnell als Spielerei abgetan“, gibt Sandmann offen zu. Das beleuchtete Grafikdisplay des ST 40 stellt Schrift und Grafik als schwarze Schrift auf weißem Grund mit maximal möglichem Kontrast dar. „Nun können wir aus verschiedenen Blickwinkeln und bei unterschiedlichen Lichtverhältnissen alle Informationen und Vorgänge mühelos ablesen. Navigationstasten unter dem Display weisen den Weg durch das Menü, wodurch das zeitaufwändige Studium ausführlicher Gebrauchsanweisungen der Vergangenheit angehört. Dem integrierten Anrufbeantworter lassen sich bis zu sechs individuelle Ansage-, Hinweis- und Begrüßungstexte jeweils unterschiedlichen Rufnummern zuordnen. „Hinterlässt ein Anrufer eine Nachricht, finden alle Mitarbeiter diese Information auf ihrem Telefon. Außerdem ist eine Schnittstelle zur Anbindung schnurloser Headsets mit Rufannahme nach DHSG-Standard vorhanden. Weitere Zusatzfunktion der neuen Tischgeräte: „Die Favoriten-Teilnehmerliste kann direkt über den PC eingepflegt werden“.

Benutzerfreundlich
Neben den drei Tischgeräten sind bei Sandmann Consulting zwei Schnurlos-Telefone Agfeo Dect 50 im Einsatz, die die Erreichbarkeit der Mitarbeiter maßgeblich erhöht haben. „Der U-förmige Grundriss unserer Räumlichkeiten bringt es mit sich, dass unsere Mitarbeiter in der Vergangenheit teilweise weite Wege zurücklegen mussten, um am Arbeitsplatz zu telefonieren. Das ist jetzt nicht mehr nötig“, vergleicht Sandmann. Wie die Tischgeräte weisen auch die Schnurlos-Telefone Dect 50 eine benutzerfreundliche Bedienung auf. Alle Anwendungen lassen sich spielerisch über eine Grafik-Menüführung im TFT-Farbdisplay erlernen, die über Tasten und eine Navigationswippe durchgeführt werden.

Vorteile und Auswahl von Headsets

Was sollte bei der Wahl eines Headsets beachtet werden!


Wer kennt diese Situation nicht – beim Telefonieren wird der Hörer zwischen Kopf und Schulter geklemmt, um sich schnell ein paar Notizen während des Telefonats zu machen! Dies führt häufig zu einer unbequemen und oft auch schmerzhaften Körperhaltung, die Kopf- und Nackenschmerzen verursachen kann.

Durch den Einsatz eines Headsets bleiben beim Telefonieren beide Hände frei und der Kopf und Nacken entspannt! Neben diesen ergonomischen Vorteilen, bringt der Einsatz von Headsets aber auch noch viele weitere, wie z. B.

Jabra Gn9120 Pc Kl Mobilität am Arbeitsplatz
Mit schnurlosen Headsets sind Anwender nicht mehr an ihren Schreibtisch gebunden sondern telefonieren dort, wo sie sich gerade aufhalten. Eine elektronische Rufannahme, die von zahlreichen Telefonanlagen
namhafter Hersteller unterstützt wird, ermöglicht über eine im Headset eingerichtete Schnittstelle das Annehmen und Beenden von Anrufen, ganz gleich, ob sich der Anwender am Kopierer, in der Küche oder im Nebenbüro aufhält.

Individueller Komfort
Sorgfältig abgestimmte Materialien, eine Auswahl verschiedener Tragestile, das leichte und ergonomische Design sowie optimale Gesprächsqualität, die eine klare, verständliche Kommunikation ermöglicht, machen das Telefonieren am Arbeitsplatz im allgemeinen entspannter und angenehmer. Dabei unterscheidet man heute zwischen drei verschiedenen Tragestilen mittels:

Tragestile

  • Überkopfbügel
  • Ohrbügel
  • Nackenbügel

Tragstile
Bildquelle: GN Netcom

Gesteigerte Produktivität
Anwender haben beide Hände frei. Die Telefonkommunikation wird dadurch zum natürlichen Bestandteil anderer Arbeitsprozesse wie z. B. die Bedienung des PCs. Das bedeutet, dass man während des Telefonats mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen kann, was zu einer gesteigerten Produktivität führt.

Worauf sollte bei der Wahl eines Headsets geachtet werden?

Steht überwiegend der Schreibtisch im Mittelpunkt der täglichen Arbeit, oder möchten sich die Mitarbeiter auch fernab ihres Arbeitsplatzes frei bewegen?
Ein wichtiger Aspekt, der bei der Headsetauswahl beachtet werden sollte, ist das Thema Mobilität. Mitarbeiter die während des Telefonats aufstehen können und auch bei längeren Gesprächen nicht an ihren Arbeitsplatz gefesselt sind, bleiben lockerer. Schnurlose Modelle auf DECT oder Bluetooth- Basis halten nicht nur die Hände frei, sondern eröffnen mit bis zu 70 Metern (Bluetooth®) oder gar bis zu 150 Metern Reichweite (DECT) auch den Gang zum Drucker oder zum Kollegen ins Nebenzimmer.

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Geräuschreduzierendes Doppelmikrofon
In welcher Arbeitsumgebung wird das Headset eingesetzt – im Einzel- oder im Großraumbüro?

In einem Großraumbüro sollten Anwender auf die Wahl eines geräuschfilternden Mikrofons achten, das Hinter-grundgeräusche für den Angerufenen herausfiltert. Zugleich tragen Headset und Verstärkerlösungen auch dazu bei, die im vergangenen Jahr von der EU-Richtlinie verschärften Vorgaben zum Lärmschutz am Arbeitsplatz verbindlich einzuhalten.

Investitionssicherheit hinsichtlich neuer Technologien wie z. B. Voice-over-IP (VoIP)
In Zeiten knapper Budgets und rasanter technischer Veränderungen ist Investitionssicherheit eines der zentralen Schlagworte bei der Neuanschaffung von Headsets. Dann sind konvergente Modelle mit integrierter USB-Schnittstelle die erste Wahl. Sie bieten einen nahtlosen Wechsel zwischen traditioneller und PC-basierter Telefonie. Solche Profi-Lösung bieten Anwendern bereits heute ein Höchstmaß an Flexibilität.

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Bildquelle: GN Netcom

Sicherheit bei Voice over IP (VoIP)

Über das Internet zu telefonieren liegt derzeit voll im Trend. Gerade weil Voice Over IP (VoIP) das Entwicklungsstadium mittlerweile hinter sich gelassen hat, ist es in vielen Bereichen eine echte Alternative zur "klassischen" Telefonie über das Festnetz. Gerade die Kostenersparnis ist eines der Hauptargumente für die IP-Telefonie. Aber auch die vereinfachte Administration ist dabei zu beachten, da nur noch ein Netzwerk, nämlich das Datennetzwerk, administriert werden muß.

Besonders interessant sind in diesem Zusammenhang modulare TK-Anlagen, sogenannte Hybridsysteme, mit denen auch für kleine und mittlere Unternehmen die VoIP-Technologie einfach zu integrieren ist. Durch den modularen Aufbau wird eine effektive VoIP-Plattform geschaffen. Gleichzeitig erlauben solche Anlagen auch die Nutzung bestehender installierter Telefone und Amtsleitungen und ermöglichen so eine sanfte Migration von VoIP.

Sichere Internettelefonie via VPN

Das VoIP-Anwendungen zugrundegelegte Session-Initiation-Protokoll (SIP) führt zu Bedenken, was die VoIP-Security anbetrifft. Da dieses Protokoll mit den Web- und E-Mail Protokollen verwandt ist, ist mit ähnlichen Bedrohungsszenarien zu rechnen wie in der Internet-Welt.
Typische Beispiele von Bedrohungsszenarien sind SIP-SPAM, Fälschen oder Vortäuschen von Identitäten, Abhören oder Umleiten von Verbindungen, Überflutungen der Mailbox mit unerwünschten Nachrichten sowie Verändern von Nachrichteninhalten.
Dies ist unter anderem kritisch bei "professionellen" Anbindungen von Home-Office-Arbeitsplätzen oder Filialen. Um dem Sorge zu tragen, werden dort häufig sogenannte VPN-Verbindungen eingesetzt.
Ein Virtual Private Network (VPN) sichert zwar den Weg, den die Sprachdaten nehmen, aber die Ende-zu-Ende-Sicherheit ist damit nicht gewährleistet. Um die VoIP-Sicherheit zu gewährleisten, sollte deshalb nur ein kodierter Sprachstrom über das VPN laufen.

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Was ist eigentlich ein Virtual Private Network (VPN)?

Ein Virtual Private Network ist ein Netzwerk, das aus mindestens zwei Teilnetzwerken (bzw. Teilnehmern) besteht, die über öffentliche Leitungen (z.B. dem Internet) miteinander verbunden sind und bei dem die Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der Daten bei der Datenkommunikation gewährleistet werden soll.
Um dieses zu erreichen, wird das IPSec Protokoll eingesetzt. Dies ist ein Layer-3-Tunneling-Protokoll und wurde von der IETF (Internet Engineering Task Force) zum Standard anerkannt. Dieses wurde speziell dafür entwickelt, um die Sicherheitslücke in den IP-Netzen zu schliessen. Es garantiert eine sehr gute Sicherheit.

IPSec selbst ist ein Standard, der verschiedene Protokolle für die Datensicherheit verwendet.

Folgende Ziele sollen damit erreicht werden:

  • Authentizität der Gesprächspartner (Glaubwürdigkeit)
  • Integrität der übertragenen Daten (Fehlerfrei)
  • Vertraulichkeit der übertragenen Daten
  • Schutz gegen Replay Angriffe (Angriff auf die Authentizität)
  • Schlüssel Management

Fazit

Zusammenfassend ist zu sagen, dass im Laufe der letzten Jahre die Anzahl von VPNs sich enorm erhöht hat. Der Grund dafür liegt zum Einen darin, dass Unternehmen global mit vielen Außendienstmitarbeitern/Tochterfirmen/Lieferanten zusammenarbeiten und somit eine Kommunikation untereinander benötigen (VPNs sollen teure gemietete Leitungen ersetzten). Ein weiterer und wohl auch der wichtigste Grund ist die Sicherheit der Datenkommunikation. VPN ist in dieser Hinsicht eine Sicherheitserhöhung im Gegensatz zur " normalen " Datenkommunikation über das Internet. Unternehmen versuchen für sich eine " beste " Lösung zu finden, d.h. eine Lösung die kosteneffektiv und sicher ist. Aus diesem Grund wird sich die Verbreitung von VPN auch weiter durchsetzen.